Praktisk information för utställare

Utställarinformation

Nedan hittar du information för dig som utställare. Hittar du inte svaret nedan?  Kontakta oss så hjälper vi dig!

Förberedelser - en checklist

Varmt välkommen som utställare till Mötesplats Samhällssäkerhet. Nu är det hög tid att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom följande punkter och bocka av dem så snart du kan.

I närheten av Kistamässan finns ett flertal hotell vi kan rekommendera.

Scandic Victoria Tower
Comfort Hotel Kista
Memory Hotel
Connect Hotel Kista
Scandic Kista
The Studio Hotel

Läs mer om de olika boendealternativen här.

För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:

KM Restauranger
08 410 608 20
Konferens@kmgroup.se

Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via Kistamässans Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.

När ni bokade er monter bokade ni även ett EasyGo-paket, ett adderande servicepaket för er monter. GoVisibility, GoLeads, GoPlus eller GoPremium är våra fyra paket. För att se vilket ni bokat, vänligen se orderbekräftelsen eller logga in på My Easyfairs. Läs mer om de olika paketen här! Gemensamt för samtliga paket är:

  • Access till My Easyfairs
  • Visa er företagsprofil online
  • Visa era produkter/tjänster online
  • Bjud in era kunder & prospekt
  • Utöka ert professionella nätverk

Har du planer på att leverera material till din monter redan innan du anländer? Obs, kontakta oss för mer information gällande tid för godsmottagning.

Nedan finner du leveransuppgifter:

Mötesplats Samhällssäkerhet / företag / monternummer

Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista

Gods som ankommer till Kistamässan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen kontakta Workman Event för mer specifikationer.

Kistamässan eller Workman Event ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.

 

Vi tillhandahåller dig banners i olika storlekar. Dessa får gärna användas på ert företags hemsida, nyhetsbrev och sociala mediekanaler tillsammans med era nyheter och andra monteraktiviteter för att bjuda in kunder till er monter. Att bjuda in befintliga kunder och även välkomna nya till er monter är en viktig framgångsnyckel för att ert deltagande ska bli lyckat.

Produktnyheter eller aktiviteter i er monter Har ni några produktnyheter eller aktiviteter i er monter som ni vill att vi pushar för? Om ja, skicka då bild och text till sofia.paasila@easyfairs.com så hjälper vi till att sprida detta.

När du bokade din monter fick du ett mail från ”My Easyfairs” med en länk rakt in i systemet med uppmaningen att bekräfta er e-postadress samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet och det lösenord du väljer blir ditt lösenord. Har du glömt lösenordet klickar du på ”Glömt lösenord”.

Majoriteten av mötesplatsens besökare planerar sitt besök via mässans hemsida. I My Easyfairs, som är er egen sida på vår hemsida, kan du som utställare presentera ert företag och era produkter. Därför bör du som utställare lägga upp produktnyheter, pressreleaser samt ha er webbadress synlig för alla besökare. Informationen syns sedan i utställarkatalogen som ligger under ”För besökare”. Besökarna kan scanna information om er på mässgolvet via våra smart badges. Informationen hämtas då från ert My Easyfairs.

Genom My Easyfairs kan du även:

  • Bjuda in era kunder genom er personliga länk
  • Registrera monterpersonal
  • Skapa inlogg till dina kollegor så de också kan redigera informationen
  • Se vilket EasyGo-paket ni bokat

Länk till My Easyfairs!

Några veckor innan mötesplatsen går av stapeln skickas den så kallade tekniska informationen ut från Kistamässan och Workman Event. Den innehåller råd, regler och praktisk information kring beställningar, höjdbyggnation och mässhallen. 

Beställningar så som möbler, lampor och tjänster från monterservice görs via Workman Event så snart som möjligt. Vi återkommer om information för kontaktperson.

Vad är My Easyfairs?

My Easyfairs, som är er egen sida på vår hemsida, kan ni som utställare presentera ert företag och era produkter. Därför bör ni som utställare lägga upp produktnyheter, pressreleaser samt ha er webbadress synlig för alla besökare. Informationen syns sedan i utställarlistan som ligger under ”För besökare”. Besökarna kan scanna information om er under mötesplatsen via våra smartbadges. Informationen hämtas då från ert My Easyfairs.

Hur får man access till My Easyfairs?

När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett mail från ”My Easyfairs” med en länk till systemet med uppmaningen att bekräfta mailadressen samt välja lösenord. Mailadressen är användarnamnet och det lösenord som väljs blir lösenordet. Om lösenordet glömts bort, välj ”Glömt lösenord” och följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att webbläsare byts, exempelvis testa Google Chrome istället för Explorer och tvärtom.

Majoriteten av mötesplatsens besökare planerar sitt besök via mötesplatsens hemsida. Ägna därför gärna extra tid till att uppdatera er sida.

Genom My Easyfairs kan ni även:

  • Bjuda in era kunder genom er personliga länk
  • Registrera monterpersonal
  • Skapa inlogg till era kollegor så de också kan redigera informationen
  • Se vilket EasyGo-paket ni bokat

Länk till My Easyfairs!

Tillsammans med er kan vi säkra att rätt personer är på plats under mötesplatsen. På er My Easyfairs har ni en personlig länk. Den hittar ni här:

  • Logga in på My Easyfairs
  • Klicka på ”Invite your clients and prospects” och därefter ”Invite your clients”
  • Kopiera den personliga länken och använd i er marknadsföring

Varför ska ni göra detta?

  • Det är ett enkelt och smidigt sätt att marknadsföra ert deltagande
  • Ni samlar leads redan innan Mötesplats Samhällssäkerhet. I My Easyfairs ser ni alla som registrerat sig via just er länk!
  • Ni har möjlighet att planera in möten med de som registrerar sig
  • Om ni har Easy Go Leads, Plus eller Premium kan ni dessutom få ett sms när respektive person, som registrerat sig via er länk, anländer till Kistamässan

Under inflyttningen får ni en läsare placerad i montern. Med denna kan ni förvandla era besökare till kvalificerade leads. Läsaren är en trådlös sensor och när besökarna touchar läsaren med sin smartbadge (namnskylt) samlar de automatiskt in den information om ert företag och produkter som ni har lagt upp på My Easyfairs. Denna information skickas till besökarna i ett sammanfattande e-mail i slutet av respektive dag. 

Om ni har ett GoLeads, GoPlus eller GoPremium får ni en lista med kontaktuppgifter till de som touchat er läsare. Listan hittar ni inne på My Easyfairs efter mötesplatsens slut.

Så här ser läsaren ut som placeras i er monter av vår personal: 

Denna måste återlämnas till teamet vid stängning. Om läsaren ej återlämnas debiteras företaget 5000 kr.

Vi ger inte ut några besökarlistor. Ni får tillgång till era leads via ert EasyGo-paket. 

Vi har alltså inget att göra med de mail som går ut där möjligheten att köpa listor erbjuds. Ta bort dessa mail.

Vänligen uppmärksamma oss om du misstänker något eller återkoppla till någon i projektteamet om du känner dig osäker.

 

Det finns attraktiva marknadsföringsytor på flera platser på Kistamässan där ni kan synas. Vi älskar kreativa idéer och diskuterar gärna hur ni kan maximera er synlighet för att sticka ut.

Kontakta projektkoordinator Sofia Paasila vid frågor:
sofia.paasila@easyfairs.com

Visit Connect – samla in kontaktuppgifter!
Med appen Visit Connect kan du scanna information om besökarna i din monter, helt enkelt genom att scanna QR-koden på deras besökarbadge. Detta underlättar i din uppföljning efter mässan och ser till att du inte tappar bort viktiga visitkort eller kontaktuppgifter.

Hur gör man?

Cirka 1 vecka innan mässan får du ett Visit Connect-mail med en personlig länk, följ länken och skapa ditt personliga inlogg och lösenord alternativt logga in med ditt befintliga inlogg.

När du är inne i portalen, klickar du på ”manage my scan licenses”, här ligger din/dina licenser. Fyll i mejladress på den/dem i monterpersonalen som ska använda appen. Personen i fråga får då ett mejl till sin mejladress med en QR-kod i. Personen får sedan ladda ner appen via Appstore eller Google play, öppna Visit Connect i den smartphone som ska användas på mässan och scanna QR-koden i appen.

Nu är din telefon aktiverad och du kan scanna besökare på plats på mässan. Observera att ni kan inte ändra telefon när QR-koden väl är scannad. Den är låst till den smartphone ni valde. Kom ihåg att detta måste göras innan du besöker mässan, det går alltså inte göra på plats om du inte har tillgång till ditt personliga inlogg, dator och internet.

Är ni redo? - Sista-veckan-tips!

Mötesplats Samhällssäkerhet närmar sig med stormsteg och nu är det mindre än en vecka kvar. Nedanstående punkter ska du som utställare ha koll på nu sista veckan utöver de förberedelser ni redan gjort.

Varmt välkommen att besöka oss på Kistamässan!

Besöksadress:

Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista

Under mötesplatsen kommer vi hålla såväl café som restaurang öppet inom mässanläggningens väggar. För utställare och konferensdeltagare ingår konferensmåltider som serveras i konferensloungen. Detta gäller dock ej monterpersonal och mässbesökare.

Utöver det finns även kiosker, butiker, caféer och restauranger nära anläggningen. Kista Galleria finns också tillgängligt cirka 10 min promenad bort.

Valt monterpaket reglerar antalet utställarbiljetter, dvs de biljetter som inkluderar konferensförtäring och tillträde till konferensen. Dessa registreras via ert My Easyfairs. Såhär går ni tillväga:

1) Logga in på My Easyfairs. Den som bokade montern, dennes mailadress är användarnamn. Har ni glömt lösenord, klicka på ”Glömt lösenord. Testa även byta webbläsare om inloggningen misslyckas.

2) Klicka på ”Hantera monter”.

3) Gå in på ”Förbered din monter”.

4) Klicka på ”Registrera din personal” i rutan ”Monterpersonal”.

5) Klicka på ”Registrera din personal” i den nya vyn.

6) Ett nytt fönster öppnas.

7) Klicka på ”Personnel” (Det är den andra fliken högst upp på sidan i det blå fältet förutsatt att ni inte hamnade där automatiskt).

8) Klicka på ”+ New” för att addera utställarnas uppgifter. Välj därefter ”Next”.

9) Utställarna ifråga får därefter ett mail med sitt utställarkort skickat till den mail som angavs vid registreringen enligt punkt 8).

Vid frågor, kontakta: sofia.paasila@easyfairs.com.

 

Inför Mötesplats Samhällssäkerhet kommer det vara möjligt att flytta in dagen innan mötesplatsen går av stapeln. De specifika tiderna är ännu inte satta utan presenteras mer närmre eventet. Men har ni funderingar kring inflytt, vänligen kontakta sofia.paasila@easyfairs.com.

I direkt anslutning till Kistamässan finns det gott om parkeringsplatser och  dessutom ytterligare platser i närområdet.

Avgift alla dagar 00-24
Period 1 – 4 tim 35 kr/tim
Period 4 – 6 tim 125 kr
Ett dygn 150 kr

Under inflytten får ni en läsare i er monter, ni ser till att placera detta synligt för besökaren när ni är på plats.Denna tar besökaren själv initiativet till att scanna med sin smartbadge om denne vill ha mer information om ert företag men inte vill/har tid för ett samtal. I slutet av dagen får de som touchat er läsare en sammanställning av de montrar de scannat via e-mail. Den information som skickas om er är de som ligger inne på My Easyfairs. Ni kan se vilka besökare som har touchat er läsare inne på My Easyfairs, men här får ni ingen möjlighet att skriva ytterligare anteckningar. Dessa leads blir inte lika ”varma” som de ni scannar med VisitConnect.

VisitConnect är mer på utställarens initiativ då det kräver en konversation för att kunna scanna besökarens smartbadge. I VisitConnect kan ni ta anteckningar och förbereda frågor så ni enkelt kan följa upp efter eventet. Exempel på frågor kan vara ”Hur föredrar personen att bli kontaktad”, ”Vilka produkter är personen intresserad av?” ”När vill personen bli kontaktad?”. Sådana frågor som underlättar när kontakten ska tas efter mässan. Dessa leads hittar ni i appen och på ert konto för VisitConnect, som kontaktpersonen för mässan har skapat.

Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande på mötesplatsen. Här kommer en kort checklist:

  • Uppdatera er profil i My Easyfairs.
  • Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era viktigaste kunder med er personliga länk (som ni hämtar i My Easyfairs).
  • Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökarna. Ett tips är också att attrahera besökare med en aktivitet som inte ens behöver ha med ert företag att göra, så som en minigolf-bana eller bjud på något trevligt. För monterbygge kan ni få stor hjälp av Workman Event.
  • Välj ut era absolut bästa, mest engagerade och kunniga personer att ha i montern. Är er monterpersonal engagerad så kommer ni lyckas engagera besökarna också.
  • Använd smartbadge-läsaren aktivt! Kontakta oss för kreativa idéer.
  • Använd VisitConnect – data är guld idag!
  • Följ upp efter mötesplatsen med insamlade leads och låt de som funnits på plats dela med sig av sina erfarenheter till kollegorna.

Som utställare på ett Easyfairs-event får ni exklusiv tillgång till en online-utbildning tillsammans med mässakademin om hur ni lyckas bäst med ert deltagande. Hitta utbildningen här.

Bli världens bästa utställare!

Mötesplats Samhällssäkerhet - nu kör vi!

Nu börjar det som vi alla länge jobbat hårt för! Två dagar fyllda av kompetensutveckling och nätverkande är här. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin och är helt avgörande för er upplevelse.

På plats har vi alltid en särskild yta avsatt för utställare där det finns möjlighet att koppla av i lugn och ro med en kopp kaffe, en godisbit och frukt. 

Inför eventet placerar vi i projektteamet ut en så kallad smartbadge-läsare i varje monter (alternativt fler om det beställts). Så snart mötesplatsen stänger dag 2 så måste läsaren lämnas tillbaka till projektteamet. Vi finns alltid på plats och försöker gå förbi varje monter och samla in dessa. Men ni som utställare måste försäkra er om att läsaren är tillbaka hos oss i projektteamet. Smartbadge-läsaren är en värdesak och en icke återlämnad läsare innebär en straffavgift för er som utställare. 

Så fort mötesplatsen stänger är det OK att packa ihop montern. Utställare får alltså inte packa ihop den förrän utställningen officiellt stängs för besökare. Om någon ska hämta upp ert material senare är det viktigt att materialet packas ihop och märks tydligt. Mer information kommer senare. Att köra ut större gods får av säkerhetsskäl göras först när hallen är tömd på besökare.

Data är guld – därför är det extra viktigt att ni som utställare aktivt använder både VisitConnect-appen och smartbadge-läsaren aktivt under mötesplatsens samtliga dagar. Det är en fantastisk möjlighet till att samla in data på olika sätt. Var kreativ i ert användande. Tveka inte på att höra av er så kan vi bolla idéer tillsammans. Ni som utställare har stor möjlighet att påverka utfallet av ert deltagande på Mötesplats Samhällssäkerhet. 

Vill ni bolla idéer? – Kontakta oss!

Öppettiderna för mötesplatsen är ännu inte spikade men kommer finnas här på vår webb när tiderna är satta.

Slutet för nu - början på något nytt

Efter mötesplatsen finns än några viktiga punkter att checka av för att ert deltagande ska maximeras in i det sista. Vi avslutar med att ge er de sista tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.

Efter mötesplatsens slut kommer ni kunna ladda ner era leads från alla som touchat er smartbadge-läsare. Ni finner dessa genom att logga på på ert My Easyfairs-konto.

Era leads som ni fått genom VisitConnect hittar ni i respektive app/licens. 

Kort efter Mötesplats Samhällssäkerhet skickar vi i teamet ut enkäter. Det är viktigt för oss att ni tar er tiden att besvara dessa för att vi ska kunna göra er upplevelse ännu bättre nästa år.

Under mötesplatsen har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra kollegor för möjligheten att få boka en monterplats till ett förmånligare pris. Dessutom får ni en fantastisk möjlighet att välja monterplats innan platserna släpps efter mötesplatsen.

Ta dialogen och diskutera era önskemål med oss på plats. Glöm inte bort att boka montern därefter och håll koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens e-mail.

Scroll to Top