Praktisk information för utställare
Nedan hittar du information för dig som utställare. Hittar du inte svaret nedan? Kontakta oss så hjälper vi dig!
Deltagare kan besöka din monter även under pågående föreläsningar.
Namn, titel och organisation kommer vara synliga för alla och genom hela eventet. Din bild samt sociala mediakonton kommer synas om du lägger till dessa. Har du lagt till sessioner du planerar att delta på, kommer ditt seminarieschema synas på din profilsida.
I eventet kommer andra deltagare och utställare kunna skicka kontaktförfrågan till dig. Detta avgör vilka personuppgifter som kommer synas för denna kontakt. Om du har accepterat en kontaktförfrågan, kan denna (deltagare eller utställare) se och ladda ned en lista med dina kontaktuppgifter.
Ni kommer att se vilka som deltar på mötesplatsen på själva plattformen. Genom att vara aktiv och skicka förfrågningar om att skapa kontakt med deltagare innan och under mötesplatsen samlar ni in era leads.
Ni kan även se deltagare som skriver frågor under sessioner som ni sedan följer upp och tar kontakt med efter föreläsning om ni vill prata vidare.
Du kan hoppa mellan föreläsningar och monter för att exempelvis chatta med deltagare. Missar du en del av en föreläsning för att du är i din monter går det utmärkt att se den delen av konferensen i efterhand eftersom alla sessioner spelas in och finns tillgängliga på mötesplatsen.
Absolut – du kan favoritmarkera de sessioner du vill delta på och på så sätt skapa ditt eget schema. Detta finns som en lista på det digitala eventet samt att du kan spara det till din Outlook-kalender alternativt som nedladdningsbar pdf.
Ja, det är fullt möjligt att påbörja sitt deltagande när det passar ens egna schema. Det går även bra att titta på föreläsningar i efterhand då de finns tillgängliga på den digitala mötesplatsen.
Självklart kommer du kunna träffa deltagare i din monter. Du styr själv över innehållet i montern. Det går även att direkt interagera med deltagarna.
Förbered dig gärna på att boka in möten för vidare dialog med de som konversationer inleds med.
Ja, det kommer att finnas tillgängligt via eventplattformen Swapcard efter mötesplatsen för alla som har köpt en biljett. Du kommer även kunna besöka digitala utställare både innan och efter konferensen.
Deltagarna kan redan registrera sig och kan göra det fram till 24 mars.
Deltagarna kommer kunna hitta information om ditt företag på såväl Mötesplats Samhällssäkerhets hemsida som i själva eventet under “utställare”.
Vad gäller föreläsningar så sker de i eventplattformen och är enkelriktade, med möjlighet att ställa frågor i LIVE-chatt.
Det kommer finnas nätverksmöjligheter där ni kan skicka kontaktförfrågningar till andra deltagare och på så vis fortsätta en dialog. Vid en kontaktförfrågan kan ett meddelande läggas till där du kan förklara varför du vill connecta med personen i fråga. Sedan måste förfrågan godkännas för en vidare dialog.
Efter våra parallella sessioner kommer det finnas möjlighet att diskutera ämnena vidare i videoformat. Detta kommer göras på via Microsoft Teams. Dessa ska öppna upp för dialog kring specifika frågor som är kopplade till föregående föreläsnings innehåll.
Deltagarna deltar på Mötesplats Samhällssäkerhet för kompetensutveckling, få ny kunskap av utställare, nätverka med kollegor inom samhällssäkerhet samt träffa relevanta företag, föreningar och organisationer.
Samtliga delar som efterfrågas på den fysiska mötesplatsen är också möjliga på den digitala. Nätverkande, kompetensutveckling samt presentation av produktnyheter med mera är fullt möjligt i den digitala konferensen och utställningen.
Den digitala konferensens öppettider är:
23 mars, 9.00-14.00
24 mars, 9.00-14.00
Förberedelser
Ni har bokat er monter och det är dags att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom nedan punkter så snart du kan. Statistik visar att de som förberett sitt mässdeltagande blir också nöjdare med resultatet.
Scandic Victoria Tower ligger vägg i vägg med Kistamässan. Läs mer på Scandic Victoria Towers hemsida.
Andra boendealternativ hittar du här.
Vi har några konferensrum om ni är intresserade av att boka det under Mötesplats Samhällssäkerhet för t.ex. kundmöten, workshops eller extra produktvisningar.
Kontakta oss på samhallssakerhet@easyfairs.com för mer information!
För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:
KM Restauranger
08 410 608 20
Konferens@kmgroup.se
Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via Kistamässans Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.
Vi erbjuder ett otroligt brett och kreativt sätt för extra synlighet inför och under Mötesplats Samhällssäkerhet.
Intresserad?
olivia.casbolt@easyfairs.com
Vänligen maila till samhallssakerhet@easyfairs.com vid fakturafrågor.
Det kommer att finnas en fotograf och filmare på plats under båda dagarna. Om ni inte vill synas i bild säger ni till fotografen på plats.
För byggnation och reklambudskap etc. som överstiger 2,50 meter tillkommer en avgift. Detta gäller ej monterbelysning. Konstruktioner högre än 2,50 meter kräver förankring mot tak med säkerhetsvajer. Vänligen vänd dig till vår kontaktperson på Workman Event vid eventuell önskan om höjdbyggnation.
Har du planer på att skicka material till din monter redan innan du anländer. Tider för godsmottagningen kommer inom kort.
Leveransadress:
Mötesplats Samhällssäkerhet / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Gods som ankommer till mässan och transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen se kontakta Workman Event för mer specifikationer eller se Workman Events informationsbrev under fliken “Monterservice via Workman Event”.
Kistamässan eller Workman Event ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.
Att få rätt besökare till mässan är ett teamwork. Både vi som arrangörer och ni som utställare ansvarar för att bjuda in besökare. Statistiken säger att om utställare marknadsför sitt mässdeltagande innan man ställer ut, får man 250% bättre utfall än utställare som inte marknadsför sig.
Ni kan se mässan som ett köpcentrum där vi är som arrangör är köpcentrumet och ni som utställare är butikerna. För att kunder ska lockas av att besöka just er butik framför alla andras måste ni marknadsföra att ni finns på plats och sticka ut ur mängden. Väl på plats måste butiken också se attraktiv ut och ha kunnig personal på plats för att kunna skapa en god relation med kunder som faktiskt tar sig till butiken.
För att maximera ert deltagande på mässan har vi en del verktyg som hjälper er på vägen:
- Er utställarsida på vår hemsida
- Personliga banners
- ExpoXtra
Er utställarsida på vår hemsida:
Under “utställarlista” här på vår hemsida syns det ni fyller i inne på My Easyfairs (För att läsa mer detta se fliken My Easyfairs). Här skriver ni om ert företag, laddar upp innovativa produkter och nyheter samt jobbannonser. Statistik visar att de som har en ifylld My Easyfairs profil lyckas i snitt bättre på plats.
Personliga banners:
Vi kommer ta fram personliga banners för er. Dessa kommer framöver finnas inne på MyEasyfairs.
ExpoXtra:
Vi erbjuder ett otroligt brett och kreativt sätt för extra synlighet inför och under Mötesplats Samhällssäkerhet.
Intresserad?
olivia.casbolt@easyfairs.
Många av era monterbeställningar sköter ni enklast i Workmans shop här!
Vid vidare frågor/beställningar, vänligen kontakta Workman via: monterservice@workman.se
Vad är My Easyfairs:
Majoriteten av besökarna planerar sitt besök via vår hemsida. Det som fylls i inne på My Easyfairs är det som syns i vår utställarlista på hemsidan.
Här kan ni presentera ert företag, era produkter, nyheter och jobbannonser. Under mässan kan besökarna scanna er läsare med sina smart badges (namnskyltar) och få informationen ni lagt upp skickad till sig via e-mail.
Genom My Easyfairs kan du även:
- Bjuda in dina kunder genom er personliga länk
- Registrera monterpersonal
- Skapa inlogg till dina kollegor så de också kan redigera informationen
- Se vilket EasyGo-paket ni bokat
Logga in på My Easyfairs:
När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett e-mail från ”My Easyfairs” med en länk till systemet med uppmaningen att bekräfta e-postadressen samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet och det lösenord som väljs blir lösenordet. Om lösenordet glömts bort välj ”Glömt lösenord” följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att byta webbläsare och testa på nytt.
Har ni fyllt i era uppgifter tidigare? Dessa uppgifter finns kvar inne på My Easyfairs, Ni behöver logga in för att det ska komma upp i den aktuella utställarlistan på hemsidan.
Lägg till fler användare:
Ni kan själva bjuda in varandra till My Easyfairs om ni önskar att fler personer inom företaget har tillgång till kontot.
Som utställare på ett Easyfairs event får ni ta de av en exklusiv utställarutbildning med tips om hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Er personliga banner kan ni gärna använda i era kanaler för att sprida er medverkan. Ni finner den inne på MyEasyfairs.
Saknar ni er banner? Vänligen kontakta samhallssakerhet@easyfairs.com
Vi ger inte ut några besökarlistor. Kontakta oss gärna om du känner dig oa säker via samhallssakerhet@easyfairs.com
Veckorna innan mässan
Det börjar närma sig! Nedan punkter ska du som utställare att ha koll på senast veckan innan, självklart också förutsatt att du checkat av listan gällande förberedelser.
Huvudingång:
Kistamässan
Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista
Lastgård/Inflytt:
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Vi har skapar banners som ni kan använda i era sociala mediekanaler för att sprida budskapet om att ni är utställare på Mötesplats Samhällssäkerhet. Banners hittar ni på MyEasyfairs om ni har laddat upp en logga. Saknar ni banner, vänligen kontakta samhallssakerhet@easyfairs.com
Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande. Här kommer en kort checklist:
- Uppdatera er profil i My Easyfairs.
- Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era egna kunder .
- Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökare. Ett tips är även att attrahera besökarna med någon form av aktivitet som exempelvis en tävling eller testa på minigolf eller bjud på något gott.
- Ha rätt personer på plats. Välj ut era mest engagerade och kunniga personer att ha i montern.
- Engagera er monterpersonal. Ha tillräckligt med personal och planera tid för raster samt lunch.
- Använd både Visit Connect och Smart Badge-läsaren aktivt under mässan.
- Glöm inte följa upp efter mässan! Leads finner du inne på My Easyfairs och inne på Visit Connect-portalen.
- Glöm inte följa upp efter mässan och återkoppla till era leads!
- Som utställare på ett Easyfairs event får ni ta de av en exklusiv onlineutbildning tillsammans med mässakademin.
- Där går de igenom hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Kort och gott, förbered er väl för att bli bäst!
Exakta inflyttningstider kommer senare.
Parkering finns i direkt anslutning till Kistamässan. Den sköts av Stockholms stad.
Det är mycket begränsat antal platser, så välj gärna kollektivtrafiken!
Pendeltågsstation: Helenelund
Tunnelbanestation: Kista
De nya priserna är;
50 kr per påbörjad tim
150 kr för 12 timmar
200 kr för 24 tim
Vi reserverar oss för ev. prisändringar då det inte är vår (arrangörens) parkering.
Som utställare behöver du registrera all monterpersonal på My Easyfairs, plattformen där ni uppdaterar er företagsinformation.
Har du funderingar så kontakta oss!
Mässdagarna - Nu kör vi!
Nu börjar det viktiga som vi alla förberett oss för. Det blir två fullspäckade dagar med kompetensutveckling, nätverkande och massa annat. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin, varmt välkomna!
Mer information om mässhallens restauranger och caféer kommer.
Det är inte tillåtet att påbörja demontering av montern före mässans stängning, sista dagen. Under den första halvtimmen/timmen efter mässans stängning töms lokalerna på besökare – under den tiden är det av säkerhetsskäl inte tillåtet att köra in tomgods i mässhallarna. Av säkerhetsskäl öppnas inte heller varuportarna under denna tid. Mässgångarna måste hållas fria så att godshanteringen kan komma igång så snabbt som möjligt när alla besökare lämnat hallarna.
Godshantering
Gods som ankommer till mässan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad(se aktuella priser på våran onlineshop under Truck-Emballage www.workman.se/shop/). Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Truckhjälp beställs av Tekniska avdelningen på plats.
I de fall där speditören, som levererar godset, ber mässans personal transportera/lasta in godset till montern, kommer vi att göra det på utställarens bekostnad. Oavsett vad som överenskommits mellan speditören och utställaren.
Godset ska märkas med: Mässa / Företag / Monternummer /Namn och mobilnummer Kistamässan, Vågögatan 3, 164 40 KISTA
Har ni maskiner eller annat material som väger över 1 ton/kolli eller som är mer än 2 meter brett och/eller mer 2,5 m högt, vänligen kontakta Workman Event minst 2 veckor i förväg. Hjälp med packning av gods kan beställas kontakta: Workman Event, telefon: 08-410 356 60 eller e-posta: monterservice@workman.se, dock senast 2 veckor i förväg.
Om godset ankommer före angiven tid kan vi inte garantera att ta emot godset. Om vi tar emot godset, kommer vi att köra det till lagret och kostnaden för detta debiteras utställaren, detsamma gäller om godset inte är avhämtat inom angiven tid.
Omärkt gods som lämnas kvar på Kistamässan efter officiell utflytt och som inte kan identifieras kommer att kasseras då vi har begränsade lagringsmöjligheter.
OBS! Allt gods måste vara nedpackat och stuvat på pallar eller i rullburar under utsatt utflyttningstid. Detta är ett krav eftersom vi måste flytta godset. Ej avhämtat gods debiteras per kubikmeter och påbörjad vecka.
Workman Event eller Kistamässan ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget!
Under Mötesplats Samhällssäkerhet kommer ni som utställare ha två möjligheter att samla leads, via 1) Smart Badge-läsaren samt 2) VisitConnect.
Mer information om detta kommer.
Du som utställare kommer ha möjlighet att dra dig undan och koppla av i lugn och ro. Här kan ni som utställare ta en kopp kaffe och en frukt.
Exakt plats kommer senare.
Information om inflytt, öppettider och utflytt kommer.
Utvärdering
Slutet för nu, början på något nytt. Mässan är över och nu är det viktigt med utvärdering av genomförandet. Här kommer de bästa tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.
Efter mässan får ni tillgång till era leads via MyEasyfairs. Såväl de som de ni samlat in via Smart Badge men också via VisitConnect.
Vi som arrangörer skickar ut enkäter till alla som stått i er monter där ni får möjligheten att utvärdera mässan som gått. Er åsikt är otroligt viktig för oss då vi ständigt vill utvecklas och möta era förväntningar. Stort tack på förhand för ni tar er tiden för att besvara dessa.
Under mässan har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra säljare för att boka en monterplats till kommande mässor. Glöm inte bort att boka er monter och hålla koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens e-mail.
Hittar du inte svaret på din fråga?
