Frivilliga – den mest förbisedda resursen

Samhället är sårbart vid större händelser som naturkatastrofer, pandemier och konflikter men också vid mer avgränsade händelser som strömavbrott, olyckor och trafikstörningar. Det kan bli så att ordinarie personalresurser inte räcker till på myndigheter, regioner och kommuner. I det läget kan frivilliga bli avgörande för hur bra verksamheten hanterar krisen.

När samhället drabbas av svåra störningar, och rutiner och resurser, inte är tillräckliga blir tillgången till rätt person på rätt plats snabbt ett problem. Nya behov kan uppstå som normalt inte behöver lösas och medarbetarna behöver avlastning. Vad gör verksamheter då? Var finns reserven, motsvarigheten till försvarets värnpliktiga och tidvis anställda, som känner till organisationen och kan börja arbeta direkt?

Frivilliga är en viktig del av lösningen och kan ingå i myndigheter, regioner och kommuners krigsorganisation när ordinarie resurser inte räcker till. På politisk nivå betonas vikten av deras engagemang. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har fått pengar under 2021 för att främja detta. Combitech har stöttat MSB med frivilligfrågor sedan 2017.

– Att anpassa samhället efter de krav som gäller under en krissituation vore inte effektivt, då få verksamheter behöver aktiv ledning 24/7. Men det är viktigt att förbereda och rusta verksamheten genom planering, utbildning och övning så att medarbetare kan omdisponeras till prioriterade uppgifter. Myndigheter som exempelvis Jordbruksverket och Trafikverket tar hjälp av frivilliga genom frivilliga försvarsorganisationer. Det finns en flexibilitet och kraft i det, berättar Thomas Eneström, krisberedskapskonsult på Combitech, och fortsätter;

– Det finns både organiserade frivilliga och icke-organiserade frivilliga eller spontanfrivilliga som de också kallas. Exempel på frivilliga försvarsorganisationer är Svenska röda korset, Svenska blå stjärnan, Flygvapenfrivilliga, Svenska brukshundsklubben, Riksförbundet Sveriges Lottakårer och Civilförsvarsförbundet. Idag är runt 350 000 personer engagerade på olika sätt i de 18 försvarsorganisationerna. Verksamheten berättar vad de har behov av, så rekryterar den frivilliga försvarsorganisationen och utbildar personer. MSB betalar sedan den frivilliga försvarsorganisationen, säger Thomas Eneström.

De frivilligas engagemang behöver användas mer
Många verksamheter ser de egna medarbetarna som en naturlig gräns för vilka personer som går att planera med. Det är därför viktigt att koppla ihop myndigheter, regioner och kommuner med frivilliga och i möjligaste mån undanröja hinder för samarbete. Några tips och lärdomar som vi på Combitech delar med oss av:

– Troligtvis har verksamheten börjat planera för någon sorts central krisorganisation som ska hjälpa ledningen. Men vem hjälper och stödjer krisorganisationen? Frivilliga kan anlitas för att utgöra administrativt stöd, ordna mat, sköta transporter och så vidare medan ordinarie personal kan fokusera på sin huvuduppgift.

– HR-funktionen blir ofta belastade under en kris. Ordinarie personal går tungt, frågor uppstår och nya resurser kanske ska tillföras inklusive de frivilliga. Bland de frivilliga finns professionell HR-personal att ta hjälp av.

– Vanligtvis kan kriskommunikationen i sig hanteras genom kraftsamling inom verksamheten. Det som däremot ofta får stryka på foten är linjearbetet; den spontana eller planerade kommunikationsrådgivningen, fotarbetet för en aktiv internkommunikation och det praktiska arbetet för en god extern kommunikation och mediehantering. Bland frivilliga finns gott om kommunikatörskompetens. Så här säger Charlotta Eneving, senior rådgivare inom kommunikation och beredskap på Combitech; ”Min erfarenhet är att i en kris är påfyllning av grundläggande kommunikatörskunskaper en vinnande faktor. Inte nödvändigtvis i krisarbetet, som många först tänker, utan i linjearbetet. För det är i kriskommunikationen de ordinarie kommunikatörernas fingertoppskänsla, nätverk och målgruppskunskap gör störst nytta medan frivilliga kan fylla behovet av grundläggande kommunikationsarbete i linjen”.

– Ta hjälp av varandra. Sök information och samverka med andra aktörer lokalt, regionalt och nationellt.

Att tänka på när frivilliga ska engageras:

– Idén är att den frivillige anställs när det väl blir insats/skarp situation. Det är viktigt för den frivillige men innebär också en tydlighet för den berörda verksamheten.

– Såväl MSB som de frivilliga försvarsorganisationerna kan hjälpa till och lotsa igenom rekryteringsprocessen. Ju mer man har tänkt ut i förväg vad gäller exempelvis krav på de som ska engageras, desto fortare kan det gå.

– På MSB:s webbplats, sidan https://www.msb.se/ffo, finns information om vilka frivilliga försvarsorganisationer som arbetar med vad. Allt för att myndigheter, regioner och kommuner ska kunna ta tillvara möjligheten att få förstärkning när de behöver det som mest.

Text: Combitech